关于2021届毕业生档案邮寄注意事项和常见问题解答

2021-05-31

亲爱的毕业生：

你们好！离校前，作为记录人生经历的重要证明材料——个人人事档案也应一同转走，对于在不同行业、不同单位就业的毕业生，档案邮寄地址核对至关重要，为保证个人档案及时、准确、安全的邮寄到接收地，请毕业生认真阅读。

一、档案邮寄地址核对要求

学校将于近期启动2021届毕业生档案整理和邮寄工作，请毕业生本人务必根据报到证抬头、三方协议和调档函相关信息，核对好本人的档案邮寄地址信息，包括档案接收联系人、档案接收联系电话和档案邮寄单位地址（具体到门牌号和部门）。为了保证档案的安全、转寄的准确，建议毕业生一定提前与用人单位沟通，明确正确的转寄地址。

档案派遣到沈阳市人社局、大连市人社局、鞍山市人社局、辽阳市人社局和本溪市人社局的分别按照附件1-5的模板汇总即可，后期由学校统一派送或打包邮寄；档案派遣到（除沈阳、大连、鞍山、辽阳和本溪人社局以外）用人单位或用人单位所在地人社局，以及升学的档案投递地址，请严格按照三方协议或报到证的地址信息和调档函信息，将相关信息填写到附件6。

通过登录国家人力资源和社会保障部官方网站查询人社局地址：查询入口

也可以通过附件7-14，查询用人单位所在地人社局和生源地的人社局地址（仅供参考），最好毕业生本人亲自打电话核对档案邮寄地址信息，避免因人社局工作所在地搬迁或更换联系电话，出现档案无法投递被退回的情况。

二、档案邮寄地址的分类

档案邮寄地址一般分为以下六类：

1、国营企业、国营股份制改造企业、国营股份制上市公司。一般设有独立的人事部门，可接收管理档案，也有因体制缘故，由上一级单位人事部门接收。

2、党政机关国家公务员系列。档案由所属县及县以上组织人事部门接收。

3、解放军、武警部队。由部队团以上组织部门接收。

4、文教卫（公立中小学除外）、设计科研等事业单位及原事业单位改制的股份制集团公司。一般由这些单位的人事部门接收，随着事业单位机构改革，也有指定人事代理机构接收的。

5、民营私企。原则上不管理档案，但其中比较大的或著名的上市公司可以接收档案，由他们再转交到相应的人事代理机构；绝大部分小的私企没有管理接收档案的职能，到那里工作的毕业生档案一般要委托当地人事代理机构（人才市场）管理。

6、中外合资、外商独资。中外合资有中方出资方人事部门接收的，也有委托当地人事代理机构（人才市场）管理接收的；外商独资多为委托当地人事代理机构（人才市场）管理接收。

三、档案邮寄地址填写规范

1、规范写法

（1）有接收档案权限的党政军等国家机关单位、企业、公司，如国有大型企业、国有大型公司，邮寄地址参考规范： **省**市（县）**区**路**号**单位（全称）人事处或人力资源部

（2）无接收档案权限的企业、公司，如外企、合资公司、私营公司、一般公司，乡镇一级单位、企业、工厂、公司等单位，邮寄地址参考规范： **省**市（县）**区**路**号**人才交流服务中心（人社局）

（3）考上研究生的毕业生档案邮寄地址参考规范： **省**市**路**号**大学**学院党委（或研招办）

以上为毕业生档案转寄地址的常规写法，为了保证档案的安全、转寄的准确，建议毕业生一定提前与用人单位沟通，明确正确的转寄地址。

2、常见错误写法

（1）不能用邮政信箱或街道门牌号码代替收取档案单位名称，如： ** 省 ** 市 ** 路 56 号信箱（没有具体单位）人事处收， ** 省 ** 市 ** 街 38 号（没有具体单位）人事处收

（2）收件单位不清、书写格式混乱，如：辽宁省辽阳市人才中心

（3）单位不能写简称如:“本溪钢铁”不能写成“本钢”

四、档案邮寄常见问题解答

1、问：将档案转到生源地的公共服务中心进行管理的好处？

（1）学校不能将学生档案转为人事档案，而生源地的公共服务中心在你找到工作后，补交相关材料后，是可以将学生档案转为人事档案了。

（2）学校不能为你出具生活和工作中所需的各种证明，而人才中心是可以为你出具生活和工作中所需的各种证明。如：档案存放证明等等。

（3）还能为你考评职称提供有力条件。

总的来说，人才中心的职能比学校多，同时你早晚都要工作，所以建议将档案转到生源地的公共服务中心进行管理。

之后要是到了具备档案保管权限的单位工作，可以直接由单位出具调档函进行调取档案。

2、问：毕业生档案是否能自己拿回家保管？

答：不能自己拿回家保管。高校毕业生档案属于干部人事档案，应由有关人事档案管理部门或人事代理机构管理（视工作单位性质）。定级、职称评定、行业资格认证等都需要档案及档案管理机构办理；档案转递的过程是严格、严肃的，档案需密封、盖专用印章，由档案管理人员启封，他人不能随便开封查看。

3、问：由于各种原因，我没有考上研究生也没有具体的就业单位，我的档案会发往哪里？

答：根据《中共中央组织部人力资源社会保障部等五部门关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》有关规定（各省市也有相关规定），自2016年1月1日起，政府设立的就业服务机构不再收取企业或个人档案保管服务费。建议未就业的学生主动与拟挂靠的人才中心取得联系，签订协议，依据协议书明确档案转寄地址，将档案挂靠在人才中心，为自己的将来办理户口、转正定级、计算工龄、认证身份、缴纳社会保险（养老、医疗、失业、住房公积金等）、专业技术职称申报与评审、研究生报考、婚育证明等提供方便。

4、问：为什么还要毕业生本人提供和确认档案邮寄地址？

答：为了避免档案邮寄地址错误或单位邮寄地址发生变更没有及时更新，造成档案错发。所以在寄发毕业生档案前，原则上需要同学反馈确认本人的档案邮寄信息；未反馈档案邮寄信息的同学，暂缓寄发档案。

5、问:毕业生的档案通过什么途径发出？

答：目前一般为二种方式。（1）学校直接送：大连市人才交流中心等部门接收我校毕业生档案数量较多，类似这样的档案接收单位学校直接上门转交；（2）通过邮局EMS方式寄送：自2015年7月起，绝大多数毕业生的档案通过此种方式发出。

6、问:我校毕业生档案的邮寄时间？单位何时能够收到？

答：根据毕业生的毕业时间、签约进展等，学校每月20日左右会寄发档案一次（寒暑假除外），请至少提前一周与学院联系反馈档案邮寄信息。一般情况下，档案寄出一至两周内单位即可收到，建议同学在两个月内与档案单位联系确认接收情况。

7、问：怎样得知自己的档案已经转递？转递时间？发往何地、何单位？

答：毕业生档案邮寄完毕后，可通过我校就业信息网首页的档案查询系统，及时查看档案邮寄EMS单号。档案查询地址：http://dlpu.jysd.com/affair/file

如有不明事宜，请联系毕业生辅导员或拨打招生就业处就业管理科电话0411-86323338咨询。

最后，祝愿所有的毕业生在未来的生活中一帆风顺！前程似锦！

大连工业大学招生就业处就业管理科

2021年6月1日